Projectmanagement in vakantietijd

Zegen of utopie?

Het kantoor stroomt langzaam leeg. Je ziet opeens de koppies van je teamleden vermoeider worden. Gesprekken verschuiven van projectinhoud naar vakantieplanning. De snelheid van leveren neemt zichtbaar af. Heeft het wel zin om in vakantietijd als projectmanager door te buffelen en focus te houden op de afgesproken resultaten, of is het beter om, net als de teamleden, af te schakelen en lekker vrij te zijn?

  • 27-09-2017
  • Blog

Rustig aan vs. full swing ahead

In een aantal branches is het een bekend fenomeen: volledige bedrijfssluiting tijdens de vakantietijd: de bouw, scholen het stoppen van de productielijnen in fabrieken.  Iedereen is weg, de projectplanning ligt, zoals van te voren vastgesteld, stil om na de vakantieperiode weer full swing en met hernieuwde energie aan de slag te gaan. Heel duidelijk. Heel planbaar.

Er zijn ook bedrijfstakken die floreren in de rustige vakantieperiode en de uitvoering van hun projecten juist in deze  periode plannen. Neem bijvoorbeeld infrastructurele projecten. Het lagere aanbod van verkeer en reizigers zorgt ervoor dat deze projecten met een beperkt aantal ‘hindernissen’ kunnen worden uitgevoerd. Het afsluiten van een weg leidt tot minder chaos, files en negatieve publiciteit. We kunnen wel stellen dat voor dit soort projecten de vakantieperiode een zegen is.

Vakantiemodus

Als projectmanager heb je ongetwijfeld ervaren dat het voor business of IT-projecten lastig is om voortgang te boeken in een periode van vakantiespreiding. Besluitvorming vertraagt omdat de stuurgroep onvoldoende gemandateerd of afwezig is. Binnen je team heb je te maken met expertise die ontbreekt of onvoldoende is om deliverables af te ronden. En als deliverables worden opgeleverd kunnen ze niet worden getoetst of geaccepteerd omdat de benodigde stakeholders er “even niet zijn”. Projectmanagement in vakantietijd is dan meer een utopie. Volg dan gewoon het voorbeeld van je projectteam en schakel zelf ook even over op de vakantiemodus.

Maar wat als je als projectmanager helemaal geen behoefte hebt om vrij te nemen in de standaard vakantieperiode? Omdat je niet houdt van warmte, van overvolle boulevards of ski-pistes. Omdat je niet gebonden bent aan het standaard vakantieseizoen.  Of omdat je heel gelukkig wordt van een bijna leeg kantoor en het heerlijk vindt om zonder afleiding of volle vergaderagenda je werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Succesvol in vakantietijd

Ik ben zo’n projectmanager en heb gelukkig mogen ervaren dat het wel degelijk mogelijk is om in vakantietijd een succesvol projectresultaat in een businessomgeving te managen. Mits het aan een aantal duidelijk randvoorwaarden voldoet:

  • sterk afgebakende opdracht die in korte tijd (3-5 weken) is af te ronden
  • specifieke expertise is aanwezig of in te huren
  • er zijn geen afhankelijkheden van andere activiteiten of projecten
  • benodigde systemen zijn in de lucht én er is technische achtervang aanwezig in het geval van incidenten of problemen
  • gemandateerd om besluiten te nemen én je kunt in geval van ‘nood’ een beroep doen op je opdrachtgever (tijdens zijn/haar vakantie)
  • na afronding van de opdracht kan het projectteam of de organisatie er direct mee aan de slag

Project: Basis op orde

Als projectmanager ‘Basis op orde’ bij een grote Hogeschool had ik als deliverable 2400 personeelsdossiers op orde te brengen. Uit steekproeven was gebleken dat een groot aantal dossiers niet volledig was en er wettelijk verplichte documenten ontbraken. Daarmee voldeed de Hogeschool niet aan de eisen van de Belastingdienst en de accountant met financiële sancties tot gevolg. Uit analyse bleek dat enerzijds de processen zorgden voor incomplete of onjuiste instroom. Anderzijds waren er belangrijke fouten gemaakt ten tijde van het digitaliseren van de documenten in 2005. Daarnaast was er door reorganisaties en verouderde systemen sprake van achterstallig onderhoud.

Kortom, het was tijd voor een zomeractie: de status van ieder dossier gedetailleerd in kaart brengen.

Vakantiebaan

Voorafgaand aan de zomeractie zijn er 10 uitzendkrachten (studenten) geworven die zijn gescreend op het niet hebben van persoonlijke contacten met het Hogeschool personeel. Dit om te voorkomen dat studenten informatie onder ogen kregen waarmee ze docenten in een chantabele positie konden brengen. Alle accounts en rechten zijn van te voren aangemaakt en uitvoerig getest, alsook afspraken gemaakt met Functioneel beheer over de beschikbaarheid van systemen en achtervang bij eventuele verstoringen en calamiteiten. En dat laatste bleek achteraf gezien hard nodig, toen bleek dat er een tekort aan servercapaciteit was om tegelijkertijd met de software te werken.

Gedurende vier weken is er door de studenten keihard gewerkt om per dossier aan te geven welke documenten ontbraken, niet volledig of van onvoldoende kwaliteit waren. Wekelijks hield ik de opdrachtgever op de hoogte door middel van een SMS en kregen de stakeholders een voortgangsrapport per e-mail (de meeste mensen lezen toch hun e-mails tijdens vakantie-afwezigheid). Dit om iedereen aangehaakt te houden en voor te bereiden op de omvang van de bevindingen.

Toen de organisatie terugkwam van vakantiereces, lag er een volledig overzicht van de tekortkomingen op dossierniveau. Fase 2 kon starten: het ophalen van de ontbrekende documenten.

Zegen of utopie!

Om terug te komen op de stelling. Is het mogelijk om een strakke scheiding aan te brengen of projectmanagement tijdens de vakantieperiode een zegen of een utopie is? Eigenlijk kunnen we vaststellen dat het voor het grootste deel afhankelijk is van de omstandigheden. Van de bedrijfstak, van je project, de deliverables en de aanwezige expertise in je team. En wellicht nog belangrijker: je eigen wensen, behoeften of privésituatie.

Beter omgaan met projectmanagement in de vakantieperiode? Maak dan gebruik van de zeven tips van de KWD-professionals:

  1. Accepteer dat vakantie er gewoon bij hoort en dat het nooit uitkomt. Een planning is er niet voor niets.
  2. Maak een aan-/afwezigheidskalender en neem ook op wie in de afwezigheid personen vervangen. Zorg ervoor dat men een week van te voren al begint met de overdracht en niet op het laatste moment.
  3. Delegeren of vervangen is alleen mogelijk als daar de afspraak aan vast zit dat je hem/ haar mag contacten tijdens de vakantie.
  4. Wees niet naïef. Gedurende een vakantieperiode wordt er minder geleverd. Houd hier rekening mee in de planning van je deliverables.
  5. Gebruik de rustige periode voor achterstallig onderhoud: werk je administratie bij, evalueer lange termijn ontwikkelingen, analyseer lessons learned, ga netwerken, ga uitgebreid koffiedrinken met een teamlid en overzie eens hoe je project loopt.
  6. Maak voor de vakantieperiode samen met je projectteam een statusoverzicht van alle activiteiten. Vraag aan het team om in die lijst eventuele mutaties over vorderingen op die activiteiten bij te houden tijdens de vakantieperiode. Plan direct na het vakantiereces een project kick-off. Gebruik de statuslijst als opfriscommunicatie om iedereen weer in de projectmodus te krijgen, maar geef ook ruimte voor de uitwisseling van vakantieverhalen.
  7. Neem vakantie of werk door, maar laat je niet verleiden om het half om half te doen. In de praktijk blijkt dat je toch fulltime met je project aan de slag bent. Je rust hierdoor niet uit en hebt geen vakantiegevoel en je doet een eventueel “thuisfront” ook tekort. Op termijn komt dit je projectresultaat niet ten goede.
  • Petra Entius

    Projectmanager

    Een resultaatgerichte projectmanager met een sterk analytisch en conceptueel vermogen. Bedreven in het vertalen van strategisch beleid in praktische en haalbare stappen. Houdt haar team scherp door te blijven focussen op het doel. Managet graag projecten met een grote verandercomponent.

    Meer over Petra Entius

  • Petra Entius

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht