Dilemma’s van de projectmanager

Omgaan met dilemma’s

Dit behoort een basisvaardigheid te zijn van projectmanagers. Het is part-of-the-job. Toch zien we dat bij het professionaliseren van het vakgebied projectmanagement de meeste aandacht wordt besteed aan het vergroten van en investeren in kennis op het vlak van methoden en technieken, het ontwikkelen van competenties en het leren omgaan met je eigen persoonlijkheid; het leren hanteren van moeilijke situaties c.q. dilemma’s neemt helaas een ondergeschikte plaats in.

Projectmanagement dilemma’s

Snel starten of goed doorgronden? Dilemma’s liggen voortdurend op de loer. Zo wil je bijvoorbeeld bij de start van een project of op het moment dat je een stroef lopend project overneemt, snel van start. Je omgeving c.q. de stakeholders verwachten dat ook. Maar eigenlijk kun je pas goed in gesprek gaan met je projectomgeving en goed beslagen ten ijs komen, als je voldoende weet van de materie. Maar dat kost tijd. Een dilemma dus. Studeren op de onduidelijkheid of toewerken naar de duidelijkheid?

Een ander voorbeeld: een project vereist een duidelijke opdracht met duidelijke governance structuren en mandaten. Veel projecten hebben niet die duidelijkheid en bestuurders en opdrachtgevers kunnen en/of willen die ook niet helder maken. Wat doe je nu als projectmanager? Aanvaard je de opdracht pas wanneer de opdracht en je mandaat helder en duidelijk zijn of ga je meteen aan het werk, desnoods met een onduidelijke opdracht en een niet helder mandaat, met alle risico’s van dien? Omgaan met dilemma’s Hoe je als projectmanager moet omgaan met dit soort dilemma’s vind je niet in handboeken voor de projectmanager en ook niet in de methoden en technieken. Want er zijn geen kant-en-klare oplossingen: daarvoor zijn dilemma’s te veel context gebonden. Het antwoord is meestal ‘dat hangt ervan af….’ en waar het dan van a!angt, zijn allerlei factoren die van situatie tot situatie kunnen verschillen.

Het is nu juist de kwaliteit van de projectmanager die bepaalt hoe goed hij een situatie aanvoelt en hoe hij de juiste snaar weet te raken. Dat wil niet zeggen dat er geen wijze lessen zijn hoe om te gaan met dilemma’s. Die zijn er zeker en we gaan in dit artikel op deze lessen in. Maar ondanks alle goede adviezen is het de kwaliteit van projectmanager die uiteindelijk bepalend is voor het dealen en wheelen met dilemma’s.

Wat is een dilemma?

Bij een dilemma gaat het om een situatie waarin je niet weet wat je moet kiezen; er is sprake van een tweestrijd, van een lastige keuze tussen twee of meer alternatieven die even (on)aantrekkelijk zijn. Typerend voor een dilemma is dat er altijd iets van een polariteit in schuilt: er zijn twee oplossingen te onderkennen die voor de betrokkene allebei waar/belangrijk zijn. Tegelijkertijd lijken de twee oplossingen elkaar uit te sluiten. Er is sprake van een óf-óf situatie waar je graag én-én zou willen hanteren. Bij een consequente keuze voor één van beide oplossingen zal de niet gekozen oplossing zich vaak na verloop van tijd gaan opdringen. Ten slotte geldt dat dilemma’s niet als een probleem opgelost kunnen worden, maar dat ze alleen ‘gehanteerd’ kunnen worden.

Hoe om te gaan met dilemma’s

Elk dilemma is weer anders, de context verschilt en dus zullen de adviezen in de ene situatie beter passen dan in een andere situatie. Toch willen we een poging wagen om enkele algemene ‘gedragsregels’ te geven, die je als projectmanager het best kunt naleven als je met dilemma’s wordt geconfronteerd. Het gaat om de volgende ‘wijze lessen’ die we hieronder kort samenvatten in een aantal one-liners. De volledige tekst en toelichting kun je nalezen in het volledige artikel dat we je graag toezenden.

• Zorg voor de juiste kwaliteit mensen in je project. De meest beslissende factor voor een goed projectresultaat is en blijft ‘goede mensen en een goed team’.
• Leef je snel in, in de werkelijke problematiek van de opdrachtgever. Wellicht een open deur, maar toch…
• Je basishouding moet zijn: het bieden van hulp, je attitude is er een van altijd helpen en nooit ‘nee’ zeggen.
• Zorg voor reële verwachtingen bij stakeholders. Hoewel de insteek is: altijd helpen, nooit ‘nee’ zeggen, betekent dit niet dat the sky the limit is.
• Toon leiderschap. De stijl van leidinggeven is een belangrijke factor bij het succesvol hanteren van dilemma’s.
• Acteer onafhankelijk. Zorg voor een open mind, heb geen verborgen agenda’s en durf zaken te benoemen (ook richting opdrachtgever als het moet) maar durf je ook kwetsbaar op te stellen.
• Kijk over de grenzen van je project. Het is belangrijk om niet vast te zitten aan de grenzen van je project.
• Leg verbindingen tussen mensen. Vaak blijkt dat veel dilemma’s voortkomen uit een slechte horizontale en verticale communicatie.

Meer weten?

Het volledige artikel is eerder verschenen in het tijdschrift TIEM. Aan de hand van het dilemmamodel en het “Prisoner’s dilemma” worden verschillende dilemma’s beschreven en hoe daarmee omgegaan kan worden om succesvol te zijn. Op verzoek sturen we je dit artikel graag toe.

Over dit onderwerp is ook een boekje verschenen in de KWD Reeks. Wil je weten hoe je Dilemma’s van de projectmanager in je bezit krijgt, lees dan hier verder.

Wil je het volledige artikel lezen? Vraag het dan aan met onderstaand formulier.