De opdrachtgever in de Agile wereld

Enkele best practices

De overstap naar Agile heeft verstrekkende gevolgen voor de wijze van werken voor alle betrokkenen in en rondom een project. De literatuur staat bol van de gevolgen voor ontwikkelaars, projectteams, projectmanagers, etc. De rol van de opdrachtgever wordt echter vaak onderbelicht.

  • 28-10-2016
  • Blog

In de praktijk is het juist de opdrachtgever die wordt gezien als de grote boosdoener voor niet-succesvolle Agile-projecten (Xebia: Agile Survey 2013, Dutch Agile survey report 2014). In veel gevallen is hij niet beschikbaar, maakt hij geen keuzes of heeft hij geen mandaat. Maar ook de kritiek van opdrachtgevers op de Agile aanpak is niet van de lucht. Volgens hen voldoet het resultaat in 32% van de gevallen niet aan de gestelde eisen, 34% van de producten is niet stabiel en 28% wordt te laat opgeleverd. Slechts in 19% van de gevallen zijn er nooit klachten van opdrachtgevers.

Reden voor ons om in deze notitie de combi opdrachtgever-Agile centraal te stellen. Dat doen we aan de hand van een aantal best practices die we in onze projectmanagement praktijk bij de implementatie en gebruik van Agile hebben opgedaan. Hierbij gaan we ervan uit dat de opdrachtgever ook de rol van product owner op zich neemt en er dus geen sprake is van gedelegeerd opdrachtgeverschap met alle complexiteit van dien.

Het is een misverstand dat Agile voor de opdrachtgever gemakkelijk te begrijpen en eenvoudig te implementeren is. Dat is zeker niet waar. Agile vraagt namelijk om een totaal andere denkwijze van hoog tot laag in de organisatie en een andere wijze van sturing. De opdrachtgever moet op alle fronten een draai maken van 180 graden. Cultuur is de allesbepalende succesfactor voor Agile. Een organisatie kan niet Agile worden als de organisatiecultuur daar niet op aansluit. Dat betekent dat alle betrokkenen, – de opdrachtgever, de teamleden, de business – maar ook de omgeving – klanten, leveranciers, insourcers – mee moeten in die cultuur. Zo staat Agile op gespannen voet met situaties waarbij de cultuur van de opdrachtgever erg formeel is en de teamleden gehecht zijn aan uitgebreide uitgangsdocumentatie.

De opdrachtgever moet voortdurend betrokken zijn bij een Agile project; hij moet er met zijn neus bovenop zitten. Agile vraagt veel tijd van de opdrachtgever tijdens het project. Hij moet namelijk altijd aanspreekbaar en aanwezig zijn bij de diverse meetings. Een rol die niet zo simpel is en niet iedereen op het lijf is geschreven. Hij moet detailbesluiten nemen maar ook de koersvast kunnen houden bij alle impulsen vanuit het Agile team dat telkens weer nieuwe ideeën genereert. Die nauwe betrokkenheid betekent trouwens ook dat zoiets als stakeholder management niet noodzakelijk is in een Agile aanpak. Dat ‘afdwingen van betrokkenheid’ zit al opgesloten in de Agile aanpak.

Change management wordt in een Agile omgeving anders ingevuld dan in een traditionele aanpak. Agile kent geen formeel change managementproces. Changes worden meteen in de product back log opgenomen en het is aan de opdrachtgever om aan te geven welke changes in welke volgorde worden opgepakt.

De Agile term ‘Frequent user interaction’ betekent voor de opdrachtgever dat hij aan de eigen organisatiekant met zijn vertegenwoordigers in het projectteam contact moet houden en hen richting moet blijven geven.

Een Agile benadering betekent dat niet op afstand door het projectteam getoetst wordt aan de business case maar heel direct aan de business zelf door de inzet van de juiste vertegenwoordigers. De rol van de opdrachtgever is daarbij heel belangrijk. Hij moet de geschikte voorwaarden scheppen.

Het gaat bij de Agile benadering om het frequent en bruikbaar opleveren van resultaten in de overtuiging dat gebruik de waarde bepaalt. Daar stuurt de opdrachtgever primair op.

De Agile aanpak is gebaseerd op een iteratieve werkwijze en dat is voor een opdrachtgever heel lastig. Deze wil veelal alles voorspelbaar hebben. Hij heeft het liefst een projectplan waarin ‘smart’ doelstellingen en activiteiten staan.

De opdrachtgever zal open moeten staan voor het toelaten van voortschrijdend inzicht; de scope ligt niet bij voorbaat vast en de requirements “groeien” naarmate het inzicht in het eindresultaat toeneemt. Dit soort gedachten staat haaks op de traditionele denkwereld van de opdrachtgever.

Kiezen voor Agile vraagt om groot vertrouwen van de opdrachtgever. Vertrouwen in zowel de aanpak op zichzelf en de bijzondere wijze van beheersing (c.q. de spelregels) als ook in de samenwerking met de projectmanager en zijn team. Vertrouwen is de belangrijkste voorwaarde die een opdrachtgever in staat stelt de teugels los te laten en ruimte te geven aan creativiteit.

In een Agile situatie moet de opdrachtgever heel scherp zijn in de doelen die hij nastreeft en hij moet zich voortdurend de vraag stellen ‘brengt een gemaakte afspraak/idee/eis/requirement een van die doelen dichterbij?’ Als hij merkt dat dat niet het geval is dan moet hij in staat zijn om deze te laten vallen. Dat vraagt veel van een opdrachtgever want het loslaten van eerdere afspraken kan worden opgevat als ‘er maar op los improviseren’. Het kan worden uitgelegd als zwakte van de opdrachtgever. Zelfvertrouwen hebben en vertrouwen geven aan het projectteam is dus cruciaal.

In de Agile aanpak moet het team de vrijheid hebben om te experimenteren. Maar dat kan niet onbeperkt. Er is een beperking in tijd en geld. Een beperkt aantal iteraties met een tastbaar en bruikbaar resultaat na iedere stap is de discipline die een opdrachtgever zijn team oplegt.

De valkuil voor opdrachtgevers die zich tot Agile aangetrokken voelen, is het verkeerd vastleggen van het gedachtengoed in een methode; namelijk het vastleggen ervan als standaard aanpak en het verder formaliseren ervan. Agile zonder regels bestaat niet. Agile vraagt om discipline en processen met minimale regels die ertoe leiden dat mensen in het team maximaal blijven nadenken en het sturen niet overlaten aan de stuurautomaat in de methode.

Voor effectief Agile projectmanagement geldt in ieder geval dat opdrachtgever en projectmanager de voorwaarden moeten scheppen voor creativiteit en interactie met de gebruiker.

Een belangrijke rol van de opdrachtgever in de Agile wereld is het

  • goed doseren van de hoeveelheid werk,
  • het aangeven van prioriteiten en
  • het “nee” durven zeggen tegen nieuwe wensen.

Hiervoor is macht nodig. Daarnaast moet je als opdrachtgever de juiste keuzes kunnen maken en kunnen blijven maken, je moet een visie hebben. Daarvoor moet je in staat zijn om goed met de stakeholders en met het team te communiceren.

Het uitoefenen van macht, het hebben en uitdragen van een visie en communiceren zijn drie belangrijke competenties van de opdrachtgever.

De term Agile slaat ook op de houding en het gedrag van de opdrachtgever. Ook hij zal Agile moeten zijn en die wendbaarheid zou weleens de grootste succesfactor kunnen zijn.

Je moet als opdrachtgever snel besluiten kunnen nemen, snel kunnen inspelen op changes en prioriteit kunnen geven aan zaken die op de backlog staan. De opdrachtgever bepaalt immers de prioriteiten. Daarvoor is het nodig dat hij volledig gezag en mandaat heeft en als een krachtige opdrachtgever optreedt. Als de opdrachtgever als gevolg van onvoldoende mandaat voor elk detail moet overleggen met de achterban, dan gaat dat ten koste van de snelheid en snelheid is nu juist wat je met behulp van een Agile aanpak wil bereiken.

  • Fred Heemstra

    Hoogleraar Bedrijfskunde en Informatica

    Sterk in het herkennen en analyseren van problemen, in het scheiden en onderscheiden van problemen en symptomen. Ruime ervaring in het uitvoeren van risico-analyses en kwaliteitsaudits van grote, complexe projecten. Heeft over deze onderwerpen een aantal boeken en vele artikelen geschreven.

    Meer over Fred Heemstra

  • Fred Heemstra

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht