KWD in gesprek met Kaj Wijmans

Zin in een tochtje langs wat “open” deuren? Loop dan even met mij mee in mijn bijdrage aan dit bulletin. Deze keer is het mijn beurt om mij voor te stellen als één van de KWD collega’s aan de hand van het thema “de open projectmanager”, dat de IPMA heeft gekozen voor de komende Parade. Nou, Kaj Wijmans, ga er maar aan staan, een lekker containerbegrip om je tanden in te zetten.

  • 20-02-2015
  • Blog

De Open Projectmanager

Als ik zo’n term hoor, moet ik altijd een lichte vorm van afkeer onderdrukken. In het modegevoelige projectmanagersland zijn altijd allerlei trends en hypes, waarvan gezegd wordt dat je ze zeker moet omhelzen om in de toekomst nog succesvol te zijn. Kun je er niks mee, dan raak je sleets, loop je het risico er niet meer bij te horen.

Laat ik het dan maar toegeven; ik kan niet veel met de open projectmanager. Dat heeft veel te maken met mijn geschiedenis. Een afgestudeerd psycholoog met een kopstudie logistiek management kwam in het “harde bedrijfsleven” terecht, waar ik dacht afscheid te kunnen nemen van vage theorietjes, die in de psychologie de ronde doen. De mens snappen we immers niet zo goed, dus om diens afwijkende gedragingen te verklaren zijn daar – soms bijna mystieke – verklaringen bedacht. In het bedrijfsleven zou dit allemaal anders zijn, daar kun je dingen concreet vastpakken en wordt complexiteit al snel gereduceerd tot wat het onder de streep oplevert.

Sprookjes

De wereld bleek iets anders in elkaar te zitten. De ideeën om de markt te duiden en het bedrijf verder te ontwikkelen lijken soms wel op de sprookjes van Duizend-en-een-nacht. Echt getoetst worden die zelden, maar iedereen loopt er wel steeds weer achteraan. Sinds ik ben gestart in het bedrijfsleven ben ik dan ook al in verzet, zou je kunnen zeggen.

Kwam ik dus van de regen in de drup? Zeker niet. Gelukkig bestaat er dan nog zoiets als hiërarchie (lekker conservatief), waardoor er uiteindelijk keuzes worden gemaakt en een weg voorwaarts wordt gevonden.

En daar moet ik als eerste aan denken bij de term open projectmanager. Openstaan voor 1001 ideeën, en dan geen keuzes maken, is een recept voor ellende, zeker in projecten. Zo loopt elk project tegen de klippen, terwijl dit nou juist een organisatievorm is, waarbij je je beschermt tegen al teveel openheid oftewel onduidelijkheid. Oh, bedoelt men de term niet zo? Hoe dan wel?

Open is niet…

Ik zal daar een persoonlijk antwoord op geven. Niet door te vertellen wat de definitie van een open projectmanager zou moeten zijn, maar door te beginnen bij wat het in elk geval niet is.

Elk advies opvolgen

Open is niet het opvolgen van elk goedbedoeld advies van een opdrachtgever of stuurgroep. Projectmanagers hebben het daar wel eens moeilijk mee, want ‘je hebt toch een dienende rol’ en zo’n opdrachtgever zit toch hoger in rang? Ik wil ze graag uit de droom helpen. Ik heb 15 jaar in vooral opdrachtgevende rollen gewerkt. En geloof me, als projectmanagers mij niet hadden geholpen door mij regelmatig tegen te spreken, dan waren er heel wat bokken geschoten. Dus luister goed en open naar je opdrachtgever, maar blijf kritisch!

Van slag raken van tegengas

Open is ook niet hetzelfde als van het padje raken zodra een stakeholder iets anders wil dan eerder was afgesproken, omdat het draagvlak zou ontbreken. Natuurlijk heb je soms een doordenderende opdrachtgever die zijn collega’s en zelfs bazen in zijn enthousiasme is vergeten, of ben je zelf IJzeren-Heinig achter je afgezekerde Prince2-scope aan het aanlopen als projectmanager. Maar dat betekent niet dat je dan met de verkeerde dingen bezig bent. Zo heb ik eens een opdracht gedaan voor de allerhoogste baas, waar alle lagen daaronder mordicus tegen waren. Ik heb zelden zo’n gemakkelijke opdracht gehad en bovendien zo’n goed (lees waardevol) resultaat neergezet.

Meeveren met weerstand

Open betekent ook niet dat je met alle weerstand – al dan niet op logica gebaseerd – in je projectteam moet meeveren. Natuurlijk, goed luisteren naar problemen of alternatieven is nodig. En het feit dat ze naar voren komen, komt altijd ergens vandaan. Maar, als je het mechanisme denkt te snappen, dan moet je daarnaar acteren, anders leidt het alleen tot tijdverspilling. Ik herinner mij een project met twee leveranciers waarbij de één de machine maakte en de ander de software. Op kleine schaal werkte de zaak nog niet helemaal perfect, dus was er enorme weerstand om ermee te gaan werken. Toch doorgezet en inderdaad, de volgende dag lag ineens de hele eenheid met 600 man personeel stil. Daarna ging de implementatie echter crescendo, en weet je waarom? Leveranciers en projectteam gingen onder de druk eindelijk echt samenwerken en toen kon er ineens veel.

Openstaan voor alle kritiek

Is Open dat je altijd moet openstaan voor kritiek op je eigen functioneren als projectmanager? Daar leer je zoveel van, toch? Mijn advies is nuchter met kritiek om te gaan. Herken je iets, neem het dan serieus, en anders niet, al leidt dat soms tot harde lessen. Ik heb ooit een afdeling moeten opzetten. De opdrachtgever wilde meekijken en meedoen, terwijl ik wilde dat hij mij vertrouwde en mijn gang liet gaan. Die opdracht heb ik niet kunnen afmaken. Een leerzame les. Of ik achteraf spijt had van mijn gedrag? Om eerlijk te zijn niet. Op dat moment heb ik gewoon gedaan wat mij oprecht het beste leek.

Alle verbeterkansen oppakken

Openstaan is ook niet dat je alle kansen om in een organisatie verbeteringen door te voeren, direct meeneemt in je scope. Onder het mom van de “ondernemende projectmanager” verwachten sommigen dat van je. Dat is wat anders dan kansen signaleren en adresseren, zeker wanneer ze belendend zijn aan je projectscope. Als je ze toch wilt meenemen, dan alsjeblieft wel gekoppeld aan een goede impactanalyse en gedegen besluitvorming. Want de “oh, dat doen we er ook nog wel even bij”-types zijn zelden echte ondernemers.

Openstaan voor jezelf

De enige bron waarvoor je naar mijn overtuiging echt volledig open moet staan, dat ben je zelf. Gebruik je eigen intuïtie met gevoelens, vermoedens enzovoort om te bepalen of je op de goede weg bent. In mijn ogen is je intuïtie de gestolde intelligentie die je – gevoed door alle soorten van indrukken en steeds groeiende kennis en ervaring – op het juiste pad zet en houdt. Je bent je eigen instrument, dus gebruik het. Toch een psycholoog, hè!

Deze opsomming is natuurlijk niet compleet. Maar ik kan nu wel mijn punt duidelijk maken. Een open projectmanager zijn, is dat een na te streven doel? Nou, met mate, zou ik zo zeggen. Want zonder openheid voor prikkels en informatie uit de omgeving ben je al snel een olifant in een porseleinkast. Maar veel belangrijker is het om als projectmanager in die zee van wisselende informatie, indrukken en dilemma’s de juiste keuzes te maken. En die keuzes te blijven toetsen onderweg, bij jezelf en je vertrouwensfiguren. Informatie wegen leer je door de juiste kennis en ervaring (“kunnen”), door op basis daarvan keuzes te maken (“willen”) en door op de juiste momenten tegen de stroom in te roeien zonder van slag te raken (“durven”).

Geen wonder dus dat ik mij bij KWD zo thuis voel!

  • Kaj Wijmans

    Senior Projectmanager

    Start bij de klantwens en zorgt dat deze door de hele organisatie heen wordt doorvertaald in attitude, processen en systemen. Heeft bewezen binnen zeer korte tijd nieuwe situaties te doorgronden en hierop adequaat te kunnen inspelen. Rust niet voor beoogde resultaten zijn bereikt.

    Meer over Kaj Wijmans

  • Kaj Wijmans

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht