Projectsucces meten, bespreken en besturen

Vraag stuurgroepleden van hetzelfde project hoe ze het succes van het project definiëren, en je krijgt verschillende beelden en interpretaties terug. Als je dezelfde vraag stelt aan stakeholders die niet in de Stuurgroep zitten, krijg je nog meer percepties op projectsucces.

Stuurgroep en projectsucces

In de praktijk zie je meestal elk stuurgroeplid op de eigen kritische succesfactoren (KPI’s) sturen. Deze KPI’s zijn vaak niet van te voren gedeeld met de overige stuurgroepleden. Er is dus geen gezamenlijk beeld bij een succesvolle uitkomst van het project. Daarnaast zien we dat projectmanagers het standaard rapportagemodel dat de organisatie voorschrijft volgen. Deze rapportages bevatten stuurinformatie rondom mijlpalen, projectbudget en voortgang. Over de status van het project in relatie tot projectsucces wordt niet gerapporteerd…

Samengevat doet de projectmanager zijn best om de Stuurgroep zo goed mogelijk te informeren over de status van het project, terwijl de stuurgroepleden niet overzien of het project gaat leiden tot een succesvol eindresultaat. Herkenbaar in uw projectorganisatie?

Maak projectsucces bespreekbaar!

Als u dit beeld herkent is het verstandig om samen met de Stuurgroepleden de verschillende belangen en KPI’s bespreekbaar te maken. Het beste resultaat bereik je als je hiervoor een sessie organiseert tijdens de projectvoorbereiding. Allereerst laat je de stuurgroepleden de belangen benoemen van de stakeholders die ze vertegenwoordigen in de stuurgroep. Deze inventarisatie leidt vaak tot verrassende inzichten. Maak vervolgens de KPI’s bespreekbaar die samen het succes van het project bepalen, gekoppeld aan de stakeholders die door de Stuurgroepleden vertegenwoordigd worden. Hierdoor ontstaat veel meer samenhang tussen en begrip voor elkaars belangen. Het gedrag van de stuurgroepleden en de projectmanager zal zich focussen op deze belangen, terwijl belangenconflicten inzichtelijk worden gemaakt en dus oplosbaar zijn. Projectsucces wordt bespreekbaar en stuurbaar gemaakt!

Project Balanced Scorecard

Bovenstaand inzicht was voor ons reden om een projectmanagement platform van bedrijven samen te stellen. Met dit platform hebben we het begrip projectsucces gedefinieerd en meetbaar gemaakt. Hieruit is de Project Balanced Scorecard (PBS) ontstaan als een praktisch instrumentarium om projectsucces bespreekbaar, meetbaar en daarom bestuurbaar te maken in organisaties.

Meer weten over de PBS? Vraag vrijblijvend informatie aan.