KWD in gesprek met Sven Boender

Sven Boender is Manager Projecten & Informatiemanagement bij de Justitiële Informatiedienst (Justid). Justid maakt het integer en integraal persoonsbeeld binnen de justitiële ketens toegankelijk door digitale justitiële informatie voor de ketenpartners te ontsluiten: veilig, op tijd, op maat en op niveau. Justid is ook het kenniscentrum voor informatievoorziening over de strafrechtsketen.

  • 21-05-2014
  • Blog

Vanuit de doelstelling om het projectmanagement bij de Justitiële Informatiedienst te professionaliseren is Sven de samenwerking met KWD aangegaan.

Hoe professioneel was de projectmanagementorganisatie bij Justid voorafgaand aan het verbetertraject?

“Volgens de nulmeting van KWD scoorden we toen op veel gebieden vrij laag. We waren duidelijk toe aan een stap naar hogere volwassenheid. Onze organisatie is in 2006 ontstaan en is de laatste jaren hard gegroeid. Dankzij steeds meer opdrachten van steeds meer ketenpartners groeide Justid van 70 naar 300 mensen. De focus bij projecten was vooral naar buiten gericht. De binnenkant, waaronder de projectorganisatie, heeft minder aandacht kunnen krijgen.“

Hoe gaat die nulmeting in z’n werk?

“Dat deden we met de voltallige projectorganisatie, waarbij alle rollen waren vertegenwoordigd. Ook alle interne opdrachtgevers zijn erbij betrokken geweest, hoewel het niet altijd even makkelijk was om hen te overtuigen hieraan mee te doen… de projecten zijn toch immers van de projectmanagers, niet van opdrachtgevers?”

“Met die groep is een aantal workshops doorlopen. Waarin iedereen vanuit hun eigen rol vragenlijsten invulde en scoorde op onderdelen. Een betekenisvolle vraag die KWD ons bijvoorbeeld stelde tijdens die workshops was: ‘Wanneer is een project succesvol bij Justid?’ Uit de antwoorden bleek vooral dat de beelden van projectmanagers en die van de opdrachtgevers soms totaal tegenovergesteld waren. Dat was een eye opener.”

Kun je beschrijven wat voor verbetermaatregelen daarna zijn doorgevoerd?

“Ik refereerde net al even aan de opdrachtgevers. Het verder professionaliseren van opdrachtgeverschap was één van de verbetervoorstellen. In een tweetal workshops zijn de nodige stappen gezet en dit heeft er toe geleid dat een opdrachtgever van Justid nu vanuit KWD in een project wordt begeleid.”

“Een ander verbetervoorstel dat we zelf verder hebben opgepakt was het inrichten van portfoliomanagement, waarbij ook meewoog dat de CIO van het Ministerie van Veiligheid en Justitie dit hoog op de agenda had staan. We hebben twee concrete acties gedaan; een procesimplementatie rondom portfoliomanagement en het implementeren van een duidelijk portfolio-overzicht.”

Zie je merkbaar resultaat van deze verbeteracties?

“Voorheen waren de projecten vanuit de opdrachtgevers bezien altijd ‘mijn’ projecten. Dat zie ik niet meer terug. Opdrachtgevers pakken nu beter hun rol, waarbij we met elkaar heel gericht kiezen wie de interne opdrachtgever en wie de projectleider op elk project wordt. We schromen ook niet iemand te wisselen als dat voor het project beter is.”

“Op het vlak van portfoliomanagement hebben we veel beter inzicht gekregen in de balans tussen het belang van de projecten en de inzet van onze schaarse resources.”

En je eigen rol? Is daar nog een professionalisering in doorgevoerd?

“Ik ben de leergang voor PM-bazen gaan volgen. Ik zie voor mezelf daar vooral een toegevoegde waarde op het vlak van HRM en aannamebeleid, het begeleiden van mijn projectmanagers en succesvoller selecteren van nieuwe collega’s”

“Wat ik daarnaast heel interessant vind aan deze leergang is dat je deze samen met collega-PM-bazen uit andere organisaties en vaak ook andere bedrijfstakken volgt. Dat levert interessante inzichten op.”

En voor de toekomst? Wat valt er nog te verbeteren?

“Toevalligerwijs is het eerstvolgende onderwerp dat ik wil aanpakken ook de aanleiding geweest om met KWD in contact te geraken; ik heb destijds een artikel over PMO’s opgevraagd, waarna KWD mij benaderde. En nu wil ik het projectenbureau dat we toentertijd hebben opgezet, gaan omvormen naar een volwaardig PMO dat uitgerust is om de grotere omvang en complexiteit aan projecten beter te ondersteunen. We blijven verbeteren!“

  • Dennis Barendse

    Projectmanager

    Een resultaatgerichte en gedreven projectmanager die pragmatisch en nuchter van insteek is. Offshoring trajecten en Agile projecten, vooral in de financiele dienstverlening, maken deel uit van zijn ruime ervaring. Vergeet nooit de mens achter de projectmedewerker en schakelt op alle managementniveaus.

    Meer over Dennis Barendse

  • Dennis Barendse

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht