Is Lean van toepassing op projecten?

Om deze vraag te beantwoorden hebben we een van de basisideeën van Lean geprojecteerd op onze praktijkervaringen. Eén van de basisideeën van Lean is dat onnodige complexiteit slechts tot extra kosten, extra tijd en dus tot veel verspilling leidt. Verspillingen zijn zaken die niet bijdragen aan het eindresultaat. Binnen Lean onderscheidt men van oudsher zeven vormen van verspilling, en later is daar een achtste vorm bijgekomen. Als exercitie hebben we als KWD managers de Lean-bril opgezet en gekeken welke verspillingen we zoal tegenkomen in de omgevingen waar we onze projecten uitvoeren. Het is een interessante observatie geworden.

Verspilling #1: Verspilling door transport.

Transport als verspilling is het onnodig verplaatsen van producten, materialen en informatie.

Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:

• Projectmedewerkers op verschillende locaties waardoor productiviteit onder druk komt te staan;
• Hardwarebestellingen worden eerst afgeleverd bij leverancier, dan afgeleverd op verzamellocatie bij klant, dan afgeleverd op de werkelijke locatie;
• Onduidelijke verantwoordelijkheid rondom de beschikbaarheid van infrastructuur en systemen (bv softwaretransport naar productie).

Verspilling #2: Verspilling door voorraad.

Voorraad als verspilling is het stil laten staan van producten, materialen en informatie.

Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:

• Te veel licenties : niet alleen voor POC maar ook voor fase daarna….en toen mislukte de POC;
• Te laag niveau verdelen van budgetten zodat de medewerker de gedachte zou kunnen krijgen “dit budget is voor mij en zal ik ook opmaken”;
• Onvoldoende duidelijk wat de gezamenlijke data is, dus overal kopieën en waar is dan het origineel?;
• Omvang van de scope van een project is te groot, waardoor het werk niet weg te krijgen is en controle minder wordt.

Verspilling #3: Verspilling door beweging.

Beweging als verspilling is het onnodig verplaatsen van mensen tussen allerlei apparaten, afdelingen en functies. Het is ook het zoeken naar materialen en gereedschappen, dossiers, stukken en mappen. Het gaat hier om een zoektocht naar de ideale hoeveelheid beweging (niet te veel en niet te weinig).

Voorbeelden die we in onze projectomgeving tegengekomen zijn:

• Heen en weer lopen tussen gebouwen voor vergaderingen;
• In de legacy systemen wordt een proces over meerdere systemen afgedekt waardoor gebruikers meerdere systemen moeten gebruiken;
• Hoge complexiteit van de oplossing betekent dat er altijd minimaal 2 personen nodig zijn om een probleem te analyseren en/of op te lossen.

En ook een heel ander geluid: er mag best wat meer worden bewogen… lopen in plaats van bellen of mailen. Dit is de uitdaging!

Bent u benieuwd naar de overige vijf Lean verspillingen in projecten? Vraag het volledige artikel door onderstaand formulier in te vullen.

Tot slot:

Alhoewel Lean met name ontwikkeld is voor een herhalend productieproces, blijkt uit onze exercitie dat de Lean principes rondom verspilling onverkort toepasbaar zijn in de unieke dynamische projectomgeving. In dit artikel zijn we slechts ingegaan op de observatie van de verspillingen in onze projectomgevingen. Belangrijker is dat veel verspillingen ondermijnend zijn aan het projectsucces en dat de projectmanager hier adequaat op dient in te spelen. Het getuigt van Lean denken als een project dusdanig is ingericht dat verspillingen op voorhand geminimaliseerd zijn. Omgekeerd, bij vastgelopen projecten zien we vaak dat er sprake is van verspillingen, die veelal met eenvoudige ingrepen te verhelpen zijn en waardoor het project weer vlot getrokken kan worden. Derhalve een leerzame exercitie.

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van verschillende inspiratiebronnen, waaronder het boek “Wat is Lean Six Sigma” van Mike George ea, Elbert Hulsbos van UNC en van www.7verspillingen.nl.