Gaan projecten beter met projectmanagement tools?

Methodieken

ICT projecten hebben al jaren de faam dat ze moeilijk beheersbaar zijn en voor het overgrote deel slecht aflopen. In mijn 26 jaren projectervaring heb ik veel oplossingen voorbij zien komen. ICT-Projecten in de jaren 80 waren vooral softwareontwikkelingsprojecten. De eerste verbeterstap was dan ook de introductie van een standaard systeemontwikkelingmethodiek. Na verloop van tijd kwam men er achter dat de successen achterbleven. Vervolgens zocht men de heil in downsizing. Door zaken schaalbaar te maken en specifieke computers voor specifieke taken op te stellen trachtte men de complexiteit te verkleinen en dus de succesrate van projecten te vergroten. De strohalm waar men zich daarna aan vastgreep waren de CASE-tools. Het gebruik er van zorgde voor standaard vastlegging van requirements en ontwerpen, waardoor overzicht en inzicht werd vergroot. Maar nog steeds was het aantal succesvolle projecten te gering. In de tweede helft van de jaren negentig ontstond er meer en meer focus op projectmanagement. Eerst de introductie van eigen methodieken, later implementeerde men Prince2.

Tools

Parallel aan deze aandacht voor projectmanagement kwamen er projectmanagementtools op de markt. Zij zouden de oplossing bieden voor het plannen van de vele projecten en resources voor minimaal de volgende 4 of 5 kwartalen. Het opmerkelijke van al deze verbeteracties is dat elke actie iets goeds in zich heeft maar dat ze geen van allen een doorbraak hebben geforceerd in het succes van projecten. Sterker nog soms verhogen ze de complexiteit van projecten alleen maar. De tooling die vandaag de dag beschikbaar en in gebruik is koppelt alles aan alles. Binnen projecten kun je planningen maken, voortgang bewaken. Daar bovenop kun je gestarte en nog te starten projecten aan portfolio’s koppelen en zodoende aan portefeuillebeheer doen. Omdat resources (medewerkers) altijd het schaarse goed vormen in een onderneming worden zij “optimaal” ingezet en over de projecten heen gepland. En als laatste kunnen de financiële mensen ook de gevolgen voor de euro’s uit dit soort ondersteunende systemen halen.

Wat levert het op?

Het gevaar van al deze mooie features is dat het allemaal te ingewikkeld wordt en dat men te veel de systematiek van de tools volgt en vertrouwt. Het gebruik van dergelijke tools verslechterd dan de succesrate van projecten. Basis voor goede planningen is de kunst van het opdelen in logische structuren en het houden van overzicht. Als een projectmanager dit niet beheerst zal het door het gebruik van een projectmanagementtool niet beter gaan!

De belangrijkste tool

De echte tool van een projectmanager  is zijn vermogen om een hecht en goed team te vormen, het project te organiseren en doelgericht te sturen. Dat betekent dat hij de basics van projectmanagement (plannen, risico management, stakeholdermanagement, voortgangsbewaking, rapporteren en scopemanagement) moet implementeren en beheersen. Het gebruik van tooling kan daarbij handig zijn mits je echt weet hoe deze zinvol te gebruiken. Voor kleine projecten is het helemaal niet erg om planningen te maken in Excel in plaats van in een ingewikkeld projectmanagementtool. Voor grote projecten is dit weer anders. Dan kan een dergelijk tool mits goed ingericht helpen bij het houden van overzicht en inzicht.

Tenslotte: vijf tips

Ik heb voor de projectmanager dan ook de volgende tips:

1. Zorg dat je eerst de basics van projectmanagement beheerst voordat je start met ingewikkelde tools. Als je het niet op papier kunt organiseren dan kun je het ook niet met een tool!
2. Kies eenvoudige tools voor eenvoudige projecten. Gebruik bij complexe en grote projecten tools waarbij resourceplanning, productplanning en financiën zijn geïntegreerd. Maak daarbij eventueel gebruik van iemand die dat pakket ook echt beheerst.
3. Zorg er bij grote en complexe projecten voor dat je zelf het overzicht houdt door een planningsoverzicht en een budgetstaatje die beide op één A4-tje passen.
4. Besteed maximale aandacht aan het sturen van je team en je omgeving.
5. Besteed maximaal 4 uur per week aan plannen en de administratie in betreffende tools. Wordt het meer dan is dat niet in verhouding met het aansturen van team en omgeving en dus project.