Stuurgroepen

Bovendien moet een stuurgroep begrip hebben voor het spanningsveld tussen macht enerzijds en gezag en verantwoordelijkheid anderzijds. Vanuit een lijnpositie kun je als lijnmanager immers makkelijk zaken afdwingen dan een projectmanager die voornamelijk op basis van gezag moet opereren. Ook is het onderkennen van het belang en het onderhouden van goede relaties in de driehoekverhouding tussen opdrachtgever, gebruikers en leveranciers (vooral als de leverancier een externe is) erg belangrijk. Tenslotte is het noodzakelijk om één opdrachtgeer en één vaste (dus niet telkens wisselend van samenstelling) stuurgroep te hebben.

Dat zijn mooie woorden, maar de praktijk laat zien dat de werkelijkheid weerbastiger is en zich niet vaak houdt aan het ‘boekje’. We komen onder andere het volgende tegen:

• Meerdere opdrachtgevers, waardoor onduidelijkheid ontstaat over de rolverdeling in de stuurgroep (“welke heer moet ik dienen”);
• Een opdrachtgeverhiërarchie (een ambtelijke opdrachtgever, een gedelegeerde opdrachtgever, een budgethouder, …);
• Klankbordgroepen, waarvan niet altijd duidelijk is wat hun verantwoordelijkheden en mandaat zijn;
• Stuurgroepen met een leger meepraters, tribunezitters en mandaatlozen.

Soms sturen stuugroepen niet of sturen ze zelfs de verkeerde kant op. Winsemius zegt hierover het volgende: “bijna steeds grijpen bedrijfsleven en overheid naar het wapen van de commissie of de werkgroep of – bij problemen waarbij drukbezette mensen betrokken moeten zijn – de stuurgroep. Met als wrange voetnoot de les die ik in Den Haag leerde: een commissie is goed voor zes maanden uitstel, een stuurgroep voor anderhalf jaar.

Zelf zien we dat maar weinig stuurgroepleden enig idee hebben welke rol en toegevoegde waarde zij hebben. .Dit wordt bevestigd door een onderzoek van ‘TOP research’. In één van de grote organisaties die deelnamen aan het onderzoek van TOP research bleek dat 98% van de stuurgroepleden zich afvroegen: “Wat doe ik hier?”.

Met onze kennis willen we vanuit onze praktijkervaringen een bijdrage leveren aan het beter laten functioneren van stuurgroepen. Want dat kan! Soms met kleine stappen vooruit, maar hier liggen vaak kansen om verbeteringen door te voeren waardoor projecten binnen organisaties veel succesvoller verlopen.