ROC Leiden

Case: Office 365 Mailmigratie

ROC Leiden had de wens om het mailsysteem Groupwise te vervangen door Office 365 Outlook. Vanwege onvoldoende voorbereiding op organisatorisch en technisch vlak was de migratie al 4 keer uitgesteld. Men zocht een projectmanager welke zowel de leveranciers als de engineers integraal kon aansturen. Daarom was KWD gevraagd de opdracht op zich te nemen.

Projectdetails

  • Applicatie
  • Onderwijs

Resultaat

Om het project succesvol te laten slagen moest een behendige aanpak gedefinieerd worden om de risico’s van de volgende 3 categorieën te ondervangen:

  1. Techniek
  2. Gebruikers
  3. Leveranciers

Vanuit de techniek werden d.m.v. brainstorm sessies alle risico’s in kaart gebracht. Als de mailomgeving uit zou vallen tijdens de migratie, kon de migratie ook uitgevoerd worden vanaf een externe locatie.

Vanuit organisatorisch oogpunt werden de verschillende gebruikersgroepen in kaart gebracht, en het juiste type ondersteuning bepaald. De studenten ICT boden aan om direct na de Go Live meerdere dagen ondersteuning te geven.

De grootste uitdaging was om de verschillende leveranciers op 1 lijn te krijgen. Door een balans op te zoeken in de aansturing, formeel via de accountmanagers, en informeel op de relatie, konden alle activiteiten pragmatisch uitgevoerd worden.

Door deze gedegen voorbereiding kon de migratie in 1 keer succesvol worden uitgevoerd!

Opdracht

Het project was al verschillende malen gestart, maar een daadwerkelijke migratie was tot nu toe uitgebleven. Het was voor ROC Leiden belangrijk om over te gaan, aangezien de performance van de huidige Groupwise omgeving te wensen overliet. De web omgeving was soms traag, en daarnaast was er sprake van achterstallig onderhoud. De servers en applicatie updates waren niet bijgehouden, waardoor men op een verouderde versie werkte.

Om een mailmigratie onverstoorbaar te kunnen uitvoeren dient die op allerlei vlakken goed voorbereid te worden. Op technisch vlak dient er te worden gekeken hoe de huidige mailomgeving er uit ziet:

  • Hoeveel gebruikers heeft het systeem?
  • Wat wordt er aan opslag gebruikt?
  • Hoe zijn de rechten ingeregeld?
  • Wordt er gebruik gemaakt van functionele mailboxen?
  • Wil men het systeem opgeschoond hebben?

Door de KWD projectmanager is dit vertaald naar de nieuwe situatie en is een gedegen plan uitgevoerd om van de Ist naar de Soll situatie te komen.

Vanuit organisatorisch oogpunt zijn ook allerlei aspecten waarmee rekening dient te worden gehouden:

  • Hoe worden de eindgebruikers getraind?
  • Is er behoefte aan klassikale training, of hands-on ondersteuning tijdens het werk?
  • Welke gebruikers hebben de meeste behoefte aan training?
  • Hoe bereik je deze gebruikers, en wat vinden zij het prettigst?
  • Hoe en wat ga je communiceren?

Om de overgang voor alle belanghebbenden zo probleemloos mogelijk te maken, hebben uitgebreide trainingssessies plaatsgevonden en is op het moment van de verandering zelf een “mobiele helpdesk” actief geweest, onder andere in de vorm van een aantal specialisten die op de werkvloer ondersteuning boden.

De mailmigratie moest binnen 2 maanden uitgevoerd worden, en met behulp van engineers van 3 verschillende externe partijen. Op voorhand was niet meteen duidelijk welke activiteiten door welke partij uitgevoerd dienden te worden, en werd er ook nog eens met ‘Fixed Price’ contracten gewerkt. Deze combinatie maakte het een uitdagende klus!

De mailmigratie van Groupwise naar Office365 was vanwege het verleden een gevoelig project binnen ROC Leiden. Het was van belang dat het deze keer een succes zou worden. Om het project in goede banen te leiden is er een projectleider vanuit KWD op het project gezet, met als belangrijkste opdracht: op tijd een succesvolle migratie. En dat is prima geslaagd. De juiste sturing naar alle betrokken partijen en praktische manier van werken zijn mede bepalend geweest voor het behaalde resultaat.

Carlo van Haren, manager ICT

Deel de case

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht