Facilicom Solutions

Case: FINO is een mega verandering voor Facilicom Solutions!

Eind januari 2017 wordt KWD gebeld door Facilicom Solulions (FS). Zij kennen KWD nog niet, maar hebben op de radio gehoord dat KWD expertise heeft op het gebied van project-/programmamanagement op het scheidsvlak van (ingewikkelde) business/ICT vraagstukken. FS had zo’n actueel vraagstuk en KWD werd gevraagd om te komen praten.

Projectdetails

  • Professionaliseren
  • Zakelijke dienstverlening

KWD kreeg de initiële opdracht voor een projectmanagement review. Nadat de reviewresultaten aan de directie waren gepresenteerd en de toenmalige projectmanager afscheid nam van het project, was de vervolgvraag aan KWD om het programmamanagement over te nemen. Dit betekende niet alleen het op orde brengen van de basis, maar ook direct het dagdagelijks aansturen van het lopende project.

Facilicom solutions Integrale Nieuwe Omgeving (FINO) kreeg de noodzakelijke doorstart.

Resultaat

De kernoorzaak van het niet goed functioneren van het programma was gebrek aan eenheid in sturing door de toenmalige opdrachtgever/stuurgroep en projectmanager vanuit een duidelijke visie en doelstellingen. Daarnaast was onvoldoende ervaring met projectmatig werken en onvoldoende scherpte en focus aanwezig.

Allereerst is de basis op orde gebracht. Dat houdt onder meer in:

  • Herinrichten van een nieuwe programma- /projectenorganisatie met onderliggende deelprojecten. Het benoemen van een nieuwe opdrachtgever en stuurgroep met leden met een duidelijke rol/verantwoordelijkheid
  • Vaststellen van uitgangspunten (inhoud en proces), zoals het herijken en vaststellen van de project doelstellingen, het benodigde budget, de randvoorwaarden en het definiëren van de business case
  • Opstellen van duidelijk plan van aanpak uitgaande van reeds gerealiseerde en nog te realiseren producten
  • Introduceren van gangbare projectbeheersinstrumenten en agile werkvormen met integraal eigenaarschap vanuit business en IT
  • Bepalen van duidelijke scope en projectafhankelijkheden met andere initiatieven c.q. projecten

Parallel sturing geven aan en besluitvorming organiseren van lopende inhoudelijke initiatieven en workshops door middel van het:

  • Vaststellen van noodzakelijke overall architectuur
  • Opstellen en vaststellen van business blauwdrukken als basis voor het realisatietraject
  • Introduceren van duidelijke communicatie- en besluitvormingsmechanismen
  • Opstarten een separaat deelproject FINO-HR
  • Opstarten van separaat deelproject voor het bouwen/testen van de FINO informatiesystemen op basis van architectuuruitgangspunten en vastgestelde business blauwdrukken
  • Communiceren over bovenstaande voor de noodzakelijke transparantie en richting voor alle FINO betrokkenen

Binnen 2 jaar zijn de volgende resultaten behaald:

  • FINO HR project afgerond. Dat wil zeggen 4 verschillende cao’s worden nu via SAP verloond
  • FINO informatiesystemen (SAP, Axxerion en Ortec) zijn gerealiseerd. Ontwikkeling van aanvullende functionaliteit gaat parallel door aan de implementatie bij business units
  • Implementatie van de eerste 3 tranches bestaande klantenteams die volgens de nieuwe FINO processen en met de FINO systemen gaan werken is afgerond
  • Nieuwe gerelateerde lijnorganisatie is ingericht c.q. aangepast
  • Bij de geïmplementeerde contracten is de basisgegevens registratie op orde gebracht en wordt gebruik gemaakt van eenduidige informatie
  • FS ervaart en leert wat het betekent om projectmatig te werken, grote veranderingen in de organisatie door te voeren en wat het van het lijnmanagement vraagt om hierop te sturen om de voordelen van FINO te gaan oogsten.
  • Inzicht dat de capaciteit van de organisatie (aantal en kwaliteit) het tempo bepaalt van de uitrol van de FINO processen en systemen bij de overige bedrijfsonderdelen.

De FINO oplossing wordt nu ook opgemerkt door andere bedrijfsonderdelen van moedermaatschappij Facilicom en waar mogelijk daar geïmplementeerd.

Opdracht

De initiële opdracht bestond uit het op orde brengen van de basis. Dat wil zeggen het (re)organiseren van de projectorganisatie en het bepalen van de projectstrategie.

Gelijktijdig is het projectmanagement overgenomen wegens vertrek van de projectleider(s).

De doelstellingen van FINO zijn uitgewerkt naar vier aspecten Management & Control, Organisatie, Processen en Systemen.

Samengevat gaat FINO het volgende opleveren:

  • Integrale, centrale basisregistratie
  • Verbeterde stuurinformatie
  • Eenduidige standaard werkwijze
  • Tijdbesparing
  • Transparantie in primaire processen
  • Betrouwbare en uniforme data om te rapporteren

Processen behelzen o.a. verkoop, inkoop, planning, HR, operationeel meldingsproces, preventief onderhoud en finance.

Hoofddoel: Facilicom Solutions moet efficiënter en klantgerichter werken, waardoor jaarlijks een rendement van meer dan 4% kan worden bereikt.

Projectdetails

Facilicom Group is al 50 jaar gespecialiseerd in het verzorgen van facilitaire diensten en het management daarvan. Ze houden panden schoon, zorgen voor alle veiligheid, leveren cateringdiensten en tijdelijk personeel of nemen activiteiten geheel over. Ook bouw, verbouw, renovatie – inclusief de installatietechniek – en onderhoud van panden wordt verzorgt. Facilicom telt ruim 28.000 medewerkers en is actief in Nederland, België, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk. De activiteiten van Facilicom zijn ondergebracht in gespecialiseerde divisies.

Facilicom Solutions is één van de vijf divisies van Facilicom Group en gespecialiseerd in integrale facilitaire oplossingen voor zowel hard als soft services. De divisie FS is onderverdeeld in acht business units en 31 afdelingen met haar hoofdlocatie in Rotterdam, als ook vestigingen in Almere, Amsterdam en Schijndel.

FINO oplossing is ontwikkeld en wordt initieel geïmplementeerd voor de 4 grootste business units. Het betreft de kleine 800 medewerkers. Projectbudget was ruim € 6 mln.

Ton heeft rust en structuur gebracht in het projectteam en de organisatie. De aanpak van KWD behelsde ook het creëren van helderheid over de interne rolverdeling binnen Facilicom. Het formeren van een goed functionerende stuurgroep, helderheid over wie wat doet binnen het project en heldere transparante projectdoelen was randvoorwaardelijk voor de succesvolle afronding.

Opdrachtgever Thomas van Rijn, directeur Business Control en IT

Deel de case

  • Ton Folge

    Senior Project- en Programmamanager

    Pragmatisch en creatief realisator van oplossingen ‘die ertoe doen’. Onafhankelijk denker en heel doelgericht, waarbij samen werken en het resultaat telt. Zoekt uitdagingen gericht op groei en ontwikkeling. Informatie is sleutel tot succes.

    Meer over Ton Folge

  • Ton Folge

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht