ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

Case: Facturering met EduArte

Optimaliseren van het factureringsproces en implementeren van de servicemodule EduArte Financieel voor ROC van Amsterdam (ROCvA) en ROC van Flevoland (ROCvF).

Projectdetails

  • Implementatie
  • Onderwijs

Resultaat

Het resultaat was dat het wettelijk cursusgeld tijdig is gefactureerd aan studenten en bedrijven van ROCvF. Later volgde het digitaal versturen van facturen. Wegens het succes van de invoering bij ROCvF zijn de financiële processen bij een 10-tal MBO-colleges van ROCvA medio 2014 geoptimaliseerd en de module EduArte Financieel in gebruik genomen.

Opdracht

De projectopdracht was om de servicemodule Financieel in te richten op basis van één generiek facturerings- en incassoproces voor alle MBO-colleges binnen ROCvA en ROCvF. De centrale financiële administratie had er alle belang bij dat de administratieve processen voor factureren en incasseren verder werden geoptimaliseerd en generiek werden ingericht voor alle colleges binnen zowel ROCvA en ROCvF.

In verband met de korte doorlooptijd heeft de projectmanager de leverancier direct laten starten met het generiek inrichten van de servicemodule op basis van de beschikbare kennis. Tijdens de inrichting werden keuzes afgestemd en vastgelegd. De scope in de eerste fase is door de projectmanager beperkt tot het factureren van wettelijk cursusgeld bij de MBO-colleges binnen ROCvF. Facturering van de overige gelden werd gehandhaafd in Exact. Parallel aan de inrichting zijn optimalisaties in de financiële processen doorgevoerd, waaronder het versturen van samengestelde facturen en digitaal versturen van facturen. De projectmanager heeft aangestuurd op een ‘agile’ aanpak. Na een succesvolle implementatie bij ROCvF is fase 2 opgestart. Deze fase omvatte het optimaliseren van het factureringsproces, de implementatie van de servicemodule bij een 10-tal MBO-colleges van ROCvA en de overdracht naar de operatie. Met het projectteam is een uitrolplan per college gemaakt. Een proceseigenaar is benoemd die sturing gaf aan het factureringsproces over de MBO-colleges heen.

De KWD Project Manager heeft het project overgenomen en in een korte tijd gezorgd dat alle seinen op groen stonden! Chapeau. Samenwerking was erg prettig en leerzaam.

Danny Halberstadt (Manager CFA)

Deel de case

  • Marko Schuuring

    Project Manager

    Projectmanager met een praktische insteek die in staat is om in dynamische omgeving tot resultaat te komen. Proces- en pakketimplementaties behoren tot zijn favoriete uitdagingen. Hij neemt belanghebbenden mee tijdens het project en laat de talenten van teamleden spreken.

    Meer over Marko Schuuring

  • Marko Schuuring

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht