Retailer in Noord-Holland

Case: Een nieuwe KA leverancier

Een retailer met meer dan 65.000 medewerkers in dienst, ongeveer 2.000 winkels en diverse distributiecentra verspreid over geheel Europa besloot voor haar Kantoor Automatisering (KA) over te stappen naar een nieuwe ICT dienstverlener. Het bedrijf had behoefte aan een leverancier die haar beter kon ondersteunen in de verdere groeiambities van het bedrijf, de overstap te maken naar de Cloud en verdere professionalisering en standaardisering van de dienstverlening. Hiertoe is nieuwe leverancier geselecteerd en een projectplan opgesteld om de benodigde transitie en transformatie vorm te geven.

 

Resultaat

Het project is gestart in mei 2021. Één jaar later is de transitie, de migratie naar de cloud en de voorbereiding voor de transformatie naar een nieuwe werkplekconcept volgens planning opgeleverd. Onder de vlag van een vervolgproject worden ongeveer 2.200 nieuwe werkplekken uitgerold binnen Europa.

De opdracht van KWD’er Marco Reitsma, ingehuurd door het retailbedrijf, richtte zich op het aansturen van de nieuwe leverancier, de ‘latende’ leverancier en de eigen organisatie op het behalen van de afgesproken deliverables. Uiteraard maakte het  rapporteren aan het management over tijd, geld, scope en kwaliteit deel uit van de opdracht.

Opdracht

De transitie naar de nieuwe leverancier kende verschillende uitdagingen. De belangrijkste uitdaging was dat het retailbedrijf, ondanks haar omvang, met een minimale bezetting werkte binnen de afdeling KA. Dit betekende dat met minimale inspanningen geverifieerd moest worden of de nieuwe leverancier aan haar verplichtingen op dit vlak voldeed. Hiertoe is testaanpak (gebaseerd op TMAP)  gehanteerd. Alle (SMART gemaakte) contractafspraken werden afgezet tegen de gepercipieerde risico’s, waarna bepaald werd op basis van welke acceptatiecriteria een afspraak kon worden geaccordeerd. Dit leverde een lange lijst deliverables op die samen met de gemandateerde vanuit het retailbedrijf en de projectmanager en een consultant van de leverancier wekelijks werd langsgelopen, bijgewerkt, en ‘afgevinkt’ totdat alle deliverables naar tevredenheid waren opgeleverd.

Ook de uitdagingen ten aanzien van de transformatie naar de Cloud waren groot. Door onder andere verloop binnen de KA-afdeling was de kennis en informatie over het bestaande applicatielandschap en de on-premise servers waarop de KA-omgeving draaide binnen het retailbedrijf beperkt. Ook de ‘latende’ leverancier kon niet altijd antwoord geven op de vragen van de nieuwe leverancier. Op basis van intensieve kennissessies met eindgebruikers, innovatieve tooling van de leverancier, waarmee het applicatielandschap werd geanalyseerd, en een slimme migratiestrategie is het gelukt om zonder verstoringen de migratie naar de Cloud uit te voeren.

Ten slotte vraagt een dergelijk omvangrijk project voor een flinke dosis pragmatisme daar er zich altijd verrassingen voordoen. Belangrijkste exception betrof het inpassen van een nieuwe VPN-oplossing. Omdat de informatie met betrekking tot de complexe inrichting van de bestaande oplossing onvoldoende was om deze te kunnen migreren, en dus te grote risico’s met zich meebracht, is besloten een nieuwe VPN-oplossing te implementeren direct na de transitiefase en parallel aan de transformatiefase.

Projectdetails

Infrastructuur
Logistiek

Een Programma Manager met een smile, en hij weet wat er allemaal speelt en wat er nog moet gebeuren!

Manager IT Infra and Workspace Services

Deel de case

  • Marco Reitsma

    Senior Projectmanager

    Pragmatische projectmanager met een sterke focus op resultaat. Vertaalt complexe vraagstukken naar gedragen oplossingen en zorgt voor structuur en verbinding binnen zijn projectorganisatie. In staat snel relaties aan te gaan en mensen aan zijn project en elkaar te binden.

    Meer over Marco Reitsma

  • Marco Reitsma

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht