Albeda College

Case: Digitaal Ondertekenen – spoedimplementatie tijdens coronacrisis

De coronacrisis treft velen van ons in de uitvoering van ons werk, zo ook de medewerkers van de onderwijsadministraties bij Albeda Eén van de grootste Regionale Opleidingencentra (ROC) van Nederland. Om hen in staat te stellen hun werk volledig vanuit huis te kunnen uitvoeren, is digitale ondertekening van de Onderwijsovereenkomst versneld doorgevoerd.

 

Resultaat

Albeda is nu in staat gesteld om haar intake- en aanmeldingsproces volledig digitaal uit te voeren. De medewerkers van de onderwijsadministraties hoeven de overeenkomst niet meer uit te printen en te versturen. De student of de ouder/verzorger hoeft onder de onderwijsovereenkomst geen ‘natte handtekening’ meer te zetten.

Opdracht

Een onderwijsovereenkomst is een ‘persoonlijk’ contract tussen een student en de mbo-opleiding. In dit contract staat beschreven welke voorwaarden gelden voor de inschrijving en gedurende de tijd dat de student de opleiding volgt. In het contract staat ook welke rechten de student heeft. De opleiding is verplicht om een onderwijsovereenkomst aan te gaan met een student. Zonder een ondertekend exemplaar kan de student niet ingeschreven worden bij een opleiding.

Digitaal ondertekenen praktijkovereenkomst

Sinds januari 2020 laat Albeda de praktijkovereenkomst, de overeenkomst tussen stagebedrijf en student, al digitaal ondertekenen. Dit betrof de eerste fase van het project Digitaal Ondertekenen, onderdeel van het Programma SIS! (Student Informatie Systeem). In dit project is de keten van digitaal ondertekenen technisch en functioneel, inclusief het bijbehorend proces ingericht. Dit proces is van studentinformatiesysteem naar DigiD naar externe ondertekenservice,

Fase 2: Onderwijsovereenkomst

De tweede fase van dit project behelst de introductie van Digitaal Ondertekenen voor de Onderwijsovereenkomst tussen de student en Albeda. Dit is niet gelijk gedaan in fase 1. Complicerende factor was dat nu ook ouders van minderjarige kinderen moeten tekenen. Bij de praktijkovereenkomst hoeft alleen de student, ongeacht de leeftijd, te tekenen.

Op het moment dat de lockdown-maatregelen van kracht werden in Nederland, werd de noodzaak om deze vorm van ondertekenen in te voeren op slag urgent. Immers, medewerkers werken vanuit huis, zonder toegang tot (laser)printers, briefpapier, enveloppen en frankeermachines. Bovendien worden de intakegesprekken met de student nu niet meer face-to-face gevoerd.

Opdracht

Dennis is op 30 maart gevraagd om invoering van het digitaal ondertekenen van de Onderwijsovereenkomst met spoed te versnellen, liefst met een introductie per 1 april!

Om dat te realiseren heeft Dennis eerst alle relevante projectmedewerkers volledig vrijgespeeld voor het uitvoeren van hun projectwerkzaamheden. Vervolgens heeft hij ervoor gezorgd dat het team maximaal gefaciliteerd werd in alle mogelijkheden die werken op afstand te bieden heeft. Denk hierbij aan Microsoft Teams meetings, juiste werkruimte in Teams en een logische indeling van de informatie die gedeeld moest worden. Daarbij een stappenplan plus acties inzichtelijk en up-to-date gemaakt en gezorgd dat alle deliverables van het project onder handbereik voor iedereen waren. Vervolgens heeft het projectteam in drie dagen tijd, onder Dennis’ aansturing, alle noodzakelijke stappen gezet om de onderwijsovereenkomst digitaal te kunnen laten ondertekenen. En op 1 april (geen grap!) is het dan ook daadwerkelijk uitgerold, waarna er meteen massaal gebruik van gemaakt werd, naar tevredenheid van betrokken werknemers en studenten!

Juist in crisistijd is een goede besturing van projecten van groot belang! Dit soort omstandigheden vormt vaak een perfecte aanjager om in korte tijd waardevolle resultaten neer te zetten. Wilt u ook snel resultaten boeken in deze tijd van Coronaperikelen? Neem dan contact op met KWD. Wij ontzorgen u graag!

Projectdetails

Pakketimplementatie
Onderwijs
  • Dennis Barendse

    Senior Projectmanager

    Een resultaatgerichte en gedreven projectmanager die pragmatisch en nuchter van insteek is. Offshoring trajecten en Agile projecten, vooral in de financiele dienstverlening, maken deel uit van zijn ruime ervaring. Vergeet nooit de mens achter de projectmedewerker en schakelt op alle managementniveaus.

    Meer over Dennis Barendse

  • Dennis Barendse

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht