De kracht van Brown Paper
Afdeling HRM van Hogeschool Inholland is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het personeels- en salarisbeleid. Om de afdeling HRM toekomstbestendig te maken en om belangrijke stappen te zetten in professionalisering, is begin 2016 het HRM Masterplan opgesteld. KWD is gevraagd om een van de projecten: “optimaliseren van de HRM processen”, naar een succesvol resultaat te managen. Met als belangrijkste deliverable de herinrichting van het salarisproces en oprichting van de salarisadministratie.
Resultaat
De projectmanager van KWD heeft binnen gestelde deadlines de projectdoelen gerealiseerd. Dit omvatte:
- Optimaliseren van de HRM processen.
- Implementeren van en verbeteringen.
- Herinrichten van de organisatie; herverdelen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
- Digitaliseren van processen (en formulieren) in het Personeell- en Salarissysteem.
Verandermanagement ten behoeve van de implementatie
Opdracht
Ten tijde van de vorming van Hogeschool Inholland (2002) zijn er keuzes gemaakt ten aanzien van personeelssystemen, -werkprocessen en de inrichting van de personeelsdossiers. In 2016 is het nodig om structurele aanpassingen in systemen en werkprocessen door te voeren, omdat bij HRM op allerlei gebieden achterstallig onderhoud is ontstaan. Om hier noodzakelijke verbeteringen in aan te brengen is het “HRM Masterplan” opgesteld. Het programma omvat 4 projecten en KWD Resultaatmanagement is gevraagd om het project “Optimaliseren van de HRM-processen “ binnen gestelde deadlines tot een succesvolle uitvoering te brengen.
Het project is gestart met het in kaart brengen van HRM-processen en formulierenstromen.. Toen deze waren geïdentificeerd en geprioriteerd, was de volgende stap het inventariseren van de stakeholders. Voor het in kaart brengen van een proces / formulierenstroom is gekozen voor de Brown Paper methode: met een rol bruin papier, een berg post-its en doos stiften samen met een multi disciplinair team (stakeholders) de gezamenlijke kennis boven water krijgen en direct op papier zetten.
Het grote voordeel hiervan is :
- snel resultaat doordat de uitwerking tijdens de sessie plaatsvindt
- samenwerking zorgt voor verhogen verantwoordelijkheidsgevoel van betrokkenen
- resultaat is meteen duidelijk waardoor er geen reviews te hoeven plaatsvinden.
- Inzicht in verspillingen (lean) direct vertalen in verbeteringen
De grootste verandering die is doorgevoerd betrof de salarisadministratie. De Brown paper sessie maakte inzichtelijk dat dit een opgeknipt proces was, waarbij de uitvoering lag verspreid over meerde afdelingen: HR administratie, HR Functioneel Beheer en afdeling Finance. De rol van Salarisadministrateur ontbrak. Ieder was verantwoordelijk voor zijn eigen taak, maar het totaaloverzicht en de eindverantwoordelijkheid ontbrak; met alle risico’s van dien. Samen met de betrokkenen is een optimaal proces getekend, en zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden opnieuw ingericht inclusief de verdeling van FTE’s. De Salarisadministratie en –betaling is een onderdeel geworden van de HR Administratie, waaraan de functie salarisadministrateur is toegevoegd. Het zorgt voor een hoger kennisniveau, een hogere snelheid van handelen, en een beter inzicht op de impact van veranderingen, bijv. cao wijzigingen.
Het project is succesvol opgeleverd mede door:
- Definieren van eenduidige uitgangspunten en hierop blijven acteren.
- Samenwerking met alle stakeholders
- Visuele verslaglegging en communnicatie.
- Snel implementeren van verbeteringen.
Het digitialiseren van de “lean” processen in het nieuwe Personeel- en Salarissysteem.