Inholland

Case: De kracht van Brown Paper

Afdeling HRM van Hogeschool Inholland is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het personeels- en salarisbeleid. Om de afdeling HRM toekomstbestendig te maken en  om belangrijke stappen te zetten in professionalisering, is begin 2016 het HRM Masterplan opgesteld. KWD is gevraagd om een van de projecten:  “optimaliseren van de HRM processen”, naar een succesvol resultaat te managen. Met als belangrijkste deliverable de herinrichting van het salarisproces en oprichting van de salarisadministratie.

 

Resultaat

De projectmanager van KWD heeft binnen gestelde deadlines de projectdoelen gerealiseerd. Dit omvatte:

  • Optimaliseren van de HRM processen.
  • Implementeren van en verbeteringen.
  • Herinrichten van de organisatie; herverdelen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
  • Digitaliseren van processen (en formulieren) in het Personeell- en Salarissysteem.

Verandermanagement ten behoeve van de implementatie

Opdracht

Ten tijde van de vorming van Hogeschool Inholland (2002) zijn er keuzes gemaakt ten aanzien van personeelssystemen, -werkprocessen en de inrichting van de personeelsdossiers. In 2016 is het nodig om structurele aanpassingen in systemen en werkprocessen door te voeren, omdat bij HRM op allerlei gebieden achterstallig onderhoud is ontstaan. Om hier  noodzakelijke verbeteringen in aan te brengen is het “HRM Masterplan” opgesteld. Het programma omvat 4 projecten en KWD Resultaatmanagement is gevraagd om het project “Optimaliseren van de HRM-processen “ binnen gestelde deadlines tot een succesvolle uitvoering te brengen.

Het project is gestart met het in kaart brengen van HRM-processen en formulierenstromen.. Toen deze waren geïdentificeerd en geprioriteerd, was de volgende stap het inventariseren van de stakeholders.  Voor  het in kaart brengen van een proces / formulierenstroom is gekozen voor de Brown Paper methode:  met een rol bruin papier, een berg post-its en doos stiften samen met een multi disciplinair team (stakeholders) de gezamenlijke kennis boven water krijgen en direct op papier zetten.

Het grote voordeel hiervan is :

  • snel resultaat doordat de uitwerking tijdens de sessie plaatsvindt
  • samenwerking zorgt voor verhogen verantwoordelijkheidsgevoel van betrokkenen
  • resultaat is meteen duidelijk waardoor er geen reviews te hoeven plaatsvinden.
  • Inzicht in verspillingen (lean) direct vertalen in verbeteringen

De grootste verandering die is doorgevoerd betrof de salarisadministratie. De Brown paper sessie maakte inzichtelijk dat dit een opgeknipt proces was, waarbij de uitvoering lag verspreid over meerde afdelingen: HR administratie, HR Functioneel Beheer en afdeling Finance.  De rol van Salarisadministrateur ontbrak. Ieder was verantwoordelijk voor zijn eigen taak, maar het totaaloverzicht en de eindverantwoordelijkheid ontbrak; met alle risico’s van dien. Samen met de betrokkenen is een optimaal proces getekend, en zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden opnieuw ingericht inclusief de verdeling van FTE’s. De Salarisadministratie en –betaling is een onderdeel geworden van de HR Administratie, waaraan de functie salarisadministrateur is toegevoegd.  Het zorgt voor een hoger kennisniveau, een hogere snelheid van handelen, en een beter inzicht op de impact van veranderingen, bijv. cao wijzigingen.

Het project is succesvol opgeleverd mede door:

  • Definieren van eenduidige uitgangspunten en hierop blijven acteren.
  • Samenwerking met alle stakeholders
  • Visuele verslaglegging en communnicatie.
  • Snel implementeren van verbeteringen.

Het digitialiseren  van de “lean” processen in het nieuwe Personeel- en Salarissysteem.

Projectdetails

Procesmanagement
Onderwijs

Petra heeft het vermogen om processen heel helder te analyseren, dit te verwoorden in taal die aansluit bij de toehoorders, en het visueel inzichtelijk te maken via de brown papers. Ze luistert, is geïnteresseerd in wat mensen doen en (misschien wel het belangrijkst) weet hoe HRM-processen in elkaar steken, wanneer er niet efficiënt gewerkt wordt of waar het spaak loopt. Ze kan dat op een prettige manier teruggeven. Dat maakt dat mensen zich gehoord voelen en meegenomen in de analyse en vervolgens in de voorgestelde verbeteringen.

Ruth van Werven, Sr. Beleidsadviseur en programmamanager HRM Masterplan

Deel de case

  • Petra Entius

    Projectmanager

    Een resultaatgerichte projectmanager met een sterk analytisch en conceptueel vermogen. Bedreven in het vertalen van strategisch beleid in praktische en haalbare stappen. Houdt haar team scherp door te blijven focussen op het doel. Managet graag projecten met een grote verandercomponent.

    Meer over Petra Entius

  • Petra Entius

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht