Hogeschool InHolland

Case: Basis op Orde

Afdeling HRM van Hogeschool Inholland is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het personeels- en salarisbeleid. Om de afdeling HRM toekomstbestendig te maken en  om belangrijke stappen te zetten in professionalisering, is begin 2016 het HRM Masterplan opgesteld. KWD is gevraagd om een van de projecten: Basis op Orde, naar een succesvol resultaat te managen. Met als belangrijkste deliverable het wettelijk op orde brengen van 2300 personeelsdossiers.

Projectdetails

  • Profesionaliseren
  • Onderwijs

Resultaat

De projectmanager van KWD heeft binnen gestelde deadlines de projectdoelen van Basis op Orde gerealiseerd. Dit omvatte:

  • Personeelsdossiers (>95%) voldoen aan wettelijke criteria
  • Kritieke HRM processen zijn op orde en verbeteringen zijn geïmplementeerd
  • Controleprocessen zijn ingericht om foute of onvolledige instroom in het personeelsdossier te voorkomen.

Opdracht

Ten tijde van de vorming van Hogeschool Inholland (2002) zijn er keuzes gemaakt ten aanzien van personeelssystemen, -werkprocessen en de inrichting van de personeelsdossiers. In 2016 is het nodig om structurele aanpassingen in systemen en werkprocessen door te voeren, omdat door diverse reorganisaties bij HRM op allerlei gebieden achterstallig onderhoud is ontstaan. Om hier  noodzakelijke verbeteringen in aan te brengen is het “HRM Masterplan” opgesteld.

Het programma omvat 4 projecten:

  • Basis op Orde (personeelsdossiers; optimaliseren processen met impact op het personeelsdossier; herinrichting personeels- & salarisadministratie)
  • Vervangen van het personeels- en het salarissysteem
  • Optimaliseren van de HRM-processen
  • Op orde brengen van de HRM Management Informatie

KWD Resultaatmanagement is gevraagd om het project Basis op orde binnen gestelde deadlines tot een succesvolle uitvoering te brengen.

Het project is gestart met het in kaart brengen van processen, die zorgden voor instroom van documenten in het personeelsdossier. Toen deze key-processen waren geïdentificeerd zijn er zogenaamde leansessies gehouden, om deze processen uit te schrijven en te optimaliseren en/of te verbeteren. Ook zijn er controleprocessen op de HR administratie ingericht, om toekomstige foute of onvolledige instroom in het personeelsdossiers te voorkomen.

Vervolgens zijn er 10 uitzendkrachten in de zomervakantie aan de slag gegaan om op dossierniveau in kaart te brengen welke documenten ontbraken, niet volledig of van onvoldoende kwaliteit waren. Na het vakantiereces, lag er een volledig overzicht van de tekortkomingen op dossierniveau en is gestart met Fase 2: het ophalen van de ontbrekende documenten. Hiervoor is een zogenaamd ophaalplan geschreven, met duidelijke tijdslijnen wanneer welke communicatie zou worden verstuurd en welke stappen en acties er van de organisatie werden verwacht.  Het project is succesvol opgeleverd mede door:

  • De organisatie wekelijks op de hoogte te houden van de vorderingen met duidelijke overzichten.
  • De organisatie te ontzorgen door het leveren van brieven, en het schetsen van alternatieven om de benodigde stukken te verkrijgen.
  • Het aanstellen van een PMO’er die zorgde voor inzicht en overzicht en fungeerde als aanspreekpunt voor de organisatie.

Het samenwerken en openstaan voor alternatieven en een aanpak op maat.

Petra heeft de Basis op orde gebracht door grondig maar pragmatisch te werk te gaan, mensen te betrekken, hen mee te nemen in operatie en op hun kwaliteiten in te zetten, en met name door een heldere en zorgvuldige communicatie. Ze heeft dit boven verwachting gedaan

Ruth van Werven, Sr. Beleidsadviseur en programmamanager HRM Masterplan

Deel de case

  • Petra Entius

    Projectmanager

    Een resultaatgerichte projectmanager met een sterk analytisch en conceptueel vermogen. Bedreven in het vertalen van strategisch beleid in praktische en haalbare stappen. Houdt haar team scherp door te blijven focussen op het doel. Managet graag projecten met een grote verandercomponent.

    Meer over Petra Entius

  • Petra Entius

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht