Oud maar beproefd hulpmiddel: RASCI-matrix

Opleiden en resultaten

Eén van mijn projecten gaat over opleiden en resultaten, wat vooral te maken heeft met het toetsen, examineren en diplomeren van studenten. Als we in de beginfase van het project proberen tot processchema’s te komen, blijkt al snel dat dit moeizaam verloopt. Voornamelijk door onduidelijkheden en verschillende invullingen van de rollen en verantwoordelijkheden bij het examineren en diplomeren bij de diverse colleges.

De rolverdeling tussen onderwijsteams en examencommissies wordt aangeduid met ‘zorgen’ en ‘borgen’, maar wat betekent dat concreet? En welke beslissingen worden door een collegedirectie of juist door een examencommissie genomen? Duidelijkheid en eenduidigheid zijn vereist om tot een werkbaar en uniform proces te komen dat door alle colleges omarmd wordt.

Gekozen aanpak en hulpmiddel

Om tot een concreet voorstel als bespreekstuk te komen, plan ik 2 dagdelen in met 2 teamleden. Eén van hen heeft als stafmedewerker de portefeuille examinering & diplomering. De ander heeft een schat aan kennis en ervaring als informatieadviseur en implementatiecoördinator bij een groot college binnen het ROC.

De eerste sessie start ik met uitleg over het hulpmiddel dat ik wil gebruiken, de RASCI-matrix:

• In de rijen van de matrix zetten we de processen en handelingen voor examineren & diplomeren. Als bron gebruiken we het Handboek Examineren van het ROC
• In de kolommen van de matrix zetten we de relevante organisatie-eenheden en functies van het ROC
• In de cellen van de matrix geven we met de eerste letter (R, A, S, C of I) en een kleur aan, wie wanneer, welke rol heeft:
  • Responsible (uitvoeringsverantwoordelijk): procesmatig leider, organisator, rapporteert aan de accountable. Per handeling is er één persoon responsible
  • Accountable (eindverantwoordelijk): geautoriseerd om te beslissen over proces en inhoud (eindresultaat). Per handeling is er één persoon accountable
  • Supporting (ondersteunend): actieve bijdrage in het creëren van het eindresultaat
  • Consulted (geraadpleegd): brengt informatie in, 2-weg communicatie
  • Informed (geïnformeerd): wordt geïnformeerd over voortgang, besluiten en/of resultaat, 1-weg communicatie

Al pratend stellen we de RASCI-matrix samen. Veel letters kunnen zo worden neergezet, maar zoals verwacht leidt een aantal tot discussie en vragen, zoals bij welke handelingen een examencommissie al dan niet ‘overruled’ mag worden door een collegedirectie. De scherpe scheiding tussen de RASCI-rollen maakt duidelijk waar onduidelijkheden en verschillen van inzicht in de organisatie zitten. Dit leidt tot levendige en constructieve gesprekken, waarbij we samen een beeld vormen en vervolgens opschrijven hoe de rolverdeling zou kunnen en/of moeten zijn.

Consensus en besluitvorming

De RASCI-matrix en de beslisdocumenten worden met het projectteam en de opdrachtgever besproken, waarna de laatste keuzes worden gemaakt. Vervolgens wordt de RASCI-matrix in overleggremia ingebracht, gemotiveerd en goedgekeurd. Hiermee heeft het projectteam de inhoudelijke en bestuurlijke basis voor de verdere uitwerking en inrichting van de nieuwe processen. Daarnaast heeft een beproefd middel weer geholpen om onduidelijkheid weg te nemen.